什(shén)麽是成本驅動因素法？

 

    成本動因法（Cost Driver）亦稱成本驅動因素法，它是作業成本計算(suàn)法的(de)核心内容。成本動因是指決定成本發生的(de)那些重要的(de)活動或事項，它可(kě)以是一個(gè)事項、一項活動或作業。成本動因是識别和(hé)研究導緻資源消耗變化(huà)、影(yǐng)響IT質量和(hé)實施周期時(shí)間的(de)任何事件和(hé)情況。簡言之，成本動因就是導緻IT活動成本發生變化(huà)的(de)因素，也(yě)就是隻要是能導緻IT成本發生變化(huà)的(de)任何事件，就是成本動因。

 

    成本動因是從本質上定義的(de)，它是一個(gè)抽象的(de)概念。IT成本來(lái)源于IT活動的(de)價值消耗的(de)成本行爲。成本行爲則取決于影(yǐng)響成本的(de)主要結構性因素，即成本驅動因素。成本動因可(kě)分(fēn)爲兩個(gè)層次：一是微觀層次上的(de)與IT日常活動相關的(de)成本動因，即IT運營成本動因；二是IT項目層次上的(de)成本動因，即IT項目成本動因。

 

    一般來(lái)說，IT運營成本動因都是比較固定的(de)、常規的(de)因素，壓縮和(hé)削減的(de)可(kě)能性和(hé)餘地都不大(dà)。而IT項目成本動因則與IT運營成本動因不同，它是從企業整體的(de)、長(cháng)遠(yuǎn)的(de)業務目标高(gāo)度出發考慮的(de)成本動因。從IT項目角度來(lái)看，影(yǐng)響成本态勢主要來(lái)自IT項目投資和(hé)IT項目實施執行活動。這(zhè)類成本動因分(fēn)爲軟硬件設備投資成本動因和(hé)實施執行性成本動因兩大(dà)類。

 

    因此，IT項目成本動因主要分(fēn)爲兩方面：

 

    一是取決于領導層對(duì)業務計劃的(de)投資決策；

 

    二是取決于IT項目經理(lǐ)執行過程中的(de)成本控制。

 

    而這(zhè)兩個(gè)方面有時(shí)都會存在比較大(dà)的(de)随意性和(hé)彈性餘地。兩類成本動因的(de)劃分(fēn)，爲CIO改變其成本結構提供了(le)能動選擇，也(yě)爲CIO有效進行成本削減與控制提供了(le)方向。

 

    說到要削減IT成本，一個(gè)核心問題就是要确認IT成本分(fēn)配是否合理(lǐ)和(hé)透明(míng)。那麽，爲什(shén)麽成本透明(míng)化(huà)對(duì)IT成本分(fēn)配如此重要？試想一下(xià)，如果某天你收到一個(gè)300元的(de)電話(huà)賬單，而通(tōng)常都是150元，并且電信公司僅在賬單上标一個(gè)總價，并沒有告訴你詳細收費信息，這(zhè)樣你很可(kě)能會質疑其收費的(de)合理(lǐ)性。但如果該賬單包含更多(duō)詳細的(de)信息，那麽你就會明(míng)白爲什(shén)麽費用(yòng)會增加。同樣地，對(duì)于IT成本而言，企業高(gāo)管們也(yě)很想了(le)解在爲哪些IT服務付費以及每項服務的(de)具體成本，包括IT運行、維護成本。然而許多(duō)IT部門卻無法提供這(zhè)種程度的(de)财務透明(míng)，因此IT成本财務透明(míng)有著(zhe)前所未有的(de)重要性。

 

    IT成本實現透明(míng)化(huà)意味著(zhe)IT管理(lǐ)者可(kě)以清晰地了(le)解提供IT服務所需的(de)資源及相關成本。另外通(tōng)過IT成本财務透明(míng)化(huà)，也(yě)能幫助CIO衡量其所提供的(de)IT服務的(de)成本/效益價值比，并且還(hái)可(kě)以了(le)解IT服務成本與其它替代服務（如外包服務）的(de)成本比較，爲合理(lǐ)分(fēn)配IT資源提供數字化(huà)的(de)依據。另外，如果IT不能提供支持每項業務服務的(de)成本信息，那麽業務部門也(yě)将很難準确衡量其業務價值的(de)收益比。因此，企業希望獲得(de)每項IT活動的(de)明(míng)細成本是IT預算(suàn)投資回率（ROI）的(de)具體要求。

 

    應用(yòng)成本動因法削減IT成本的(de)流程

 

    從哪裏下(xià)手削減IT成本？這(zhè)是大(dà)家經常會問到的(de)一個(gè)看似簡單的(de)問題。事實上，CIO們多(duō)年來(lái)一直都在削減IT成本，然而卻沒有看到多(duō)大(dà)的(de)成效。原因是削減多(duō)餘的(de)IT開支，而又不損害企業的(de)競争優勢是需要采取有效的(de)視角，是要基于嚴謹的(de)事實而非僅憑感情或直覺作出判斷。成本動因法避免了(le)CIO僅僅關注那些膚淺易得(de)的(de)削減成本收益，轉而仔細分(fēn)析成本削減對(duì)IT績效的(de)影(yǐng)響，并保護和(hé)強化(huà)那些決定IT核心價值的(de)要素。

 

    以下(xià)和(hé)大(dà)家分(fēn)享我公司的(de)一些經驗總結和(hé)做(zuò)法：

 

    01、在削減之前了(le)解其價值

 

    爲了(le)實現控制和(hé)削減IT成本，我們需要了(le)解各項IT活動的(de)實際成本和(hé)各種IT交付成果的(de)價值。否則，不明(míng)不白的(de)削減努力隻會使重要的(de)業務流程功能退化(huà)，并且降低其價值。弄清楚這(zhè)些問題的(de)一個(gè)好辦法就是尋求專家的(de)幫助，如在IT團隊中增加一個(gè)财務顧問來(lái)幫助理(lǐ)解成本和(hé)成本背後的(de)驅動因素。隻有清楚了(le)解特定IT活動的(de)相關聯成本，才能更有效的(de)确認IT項目的(de)投資回報率和(hé)IT營運是否高(gāo)效能。而且，這(zhè)有助于CIO和(hé)其他(tā)業務部門經理(lǐ)展開合作，重新評估業務經理(lǐ)所要求的(de)服務水(shuǐ)平或者重新評估業務部門正在使用(yòng)的(de)IT服務的(de)價值。

 

    02、細分(fēn)成本類型，明(míng)确成本構成結構

 

    有些時(shí)候，企業的(de)共有IT成本根本沒有被分(fēn)攤到經營活動中去，結果不被分(fēn)攤到相應的(de)部門或項目上的(de)IT費用(yòng)就可(kě)能像吹氣球一樣迅速膨脹。因此，想要合理(lǐ)地分(fēn)配和(hé)削減共有的(de)IT成本，就必須要能更精确地描述出各項IT開支的(de)用(yòng)途和(hé)将其歸類。這(zhè)樣，CIO就不但能對(duì)企業當前的(de)IT成本結構有所認識，還(hái)能了(le)解IT成本變化(huà)的(de)趨勢，從而更準确地分(fēn)辨出成本最高(gāo)和(hé)增長(cháng)最快(kuài)的(de)IT活動。

 

    在進一步的(de)分(fēn)析中，還(hái)需要将成本變化(huà)的(de)主要動因轉換爲具體指标進行标準化(huà)評估。因爲如果隻看總量，某些成本就可(kě)能會失真。例如，一些被認爲績效最佳的(de)IT項目可(kě)能并不如想象中那麽好；而在某些沒有察覺的(de)領域，IT成本可(kě)能非常可(kě)觀并在快(kuài)速增長(cháng)。值得(de)注意的(de)是：這(zhè)階段的(de)研究并不是追求能徹底發現所有的(de)多(duō)餘IT成本，窮盡一切削減成本的(de)機會。這(zhè)樣費時(shí)太多(duō)，且容易失去方向。CIO應對(duì)最有可(kě)能降低成本的(de)項目提出一些有根據的(de)假設，使下(xià)一步能更深入的(de)尋找削減成本的(de)機會和(hé)更有針對(duì)性。

 

    03、成本财務透明(míng)化(huà)，優選最佳成本削減方案。

 

    這(zhè)一階段應涵蓋IT運營的(de)方方面面，包括硬件、軟件、網絡和(hé)服務。方法是創建一個(gè)對(duì)每項IT服務的(de)所有成本驅動因素的(de)目錄，如把IT設備、應用(yòng)、IT人(rén)員(yuán)等成本動因制作成爲一個(gè)服務成本目錄。

 

    最佳成本削減方案是建立在每項成本的(de)高(gāo)度透明(míng)化(huà)上，也(yě)就是說CIO需要知道提供IT服務所需的(de)資源及相關财務費用(yòng)。要實現這(zhè)一點，需要的(de)不僅僅是IT視角，在很多(duō)情況下(xià)還(hái)需要從财務的(de)角度實現透明(míng)化(huà)，以便找到IT活動的(de)真正成本動因。因爲在IT活動中某些成本動因可(kě)能更突出，并非所有IT成本動因都同等重要，CIO應當将這(zhè)些IT成本動因按重要性進行優選。優選是一項複雜(zá)的(de)過程，需要使用(yòng)一系列指标來(lái)評估每項成本削減計劃。

 

    04、建立成本動因指标模型，與行業基準相比較

 

    CIO在明(míng)确IT成本動因的(de)構成結構後，下(xià)一步是需要深入了(le)解各個(gè)重點部分(fēn)中的(de)“成本驅動/價值創造”的(de)關系。例如，哪些因素在驅動著(zhe)成本的(de)變化(huà)？它們創造了(le)什(shén)麽樣的(de)價值？在羅列出所有驅動因素後，可(kě)通(tōng)過分(fēn)析找出“成本驅動/價值創造”之間的(de)指标模型。在此基礎上，CIO可(kě)以選取一些指标進行比較研究，找出成本差距和(hé)削減的(de)機會。可(kě)供參考的(de)目标可(kě)以是競争對(duì)手的(de)，企業内部其他(tā)部門或區(qū)域的(de)，也(yě)可(kě)以是去年的(de)業績。具體參考的(de)指标也(yě)是千差萬别的(de)，如最佳運營流程、組織架構或成本負擔等。正确選取參考标準并不容易，選取過多(duō)同行作參考目标會使數據跨度很大(dà)且相關性差；選取的(de)樣本太少又可(kě)能導緻研究出現偏差，或者由于樣本太局限而不能生成有價值的(de)結論。所以，CIO必須建立最合适的(de)成本動因指标模型。

 

    然後是分(fēn)析數據并将其與行業基準相比較。例如，把企業的(de)IT服務水(shuǐ)平和(hé)成本與其他(tā)規模相當的(de)同類公司進行比較，IT部門提供服務的(de)成本與市場(chǎng)中同樣服務所需成本相比有何不同？通(tōng)過這(zhè)一分(fēn)析，如果發現企業IT部門的(de)服務水(shuǐ)平低于同行業，則表明(míng)需要采取行動來(lái)改進IT服務。如果企業IT部門提供的(de)某項服務成本與大(dà)多(duō)數同行相比都要高(gāo)，則有必要進行成本分(fēn)析并找出原因。但要正确地進行比較有時(shí)是非常困難且費時(shí)較長(cháng)，這(zhè)就要求研究要有選擇性。有了(le)内外部的(de)數據分(fēn)析，CIO就能判定應在哪些環節上削減IT成本了(le)。這(zhè)個(gè)階段分(fēn)析的(de)成果将是一長(cháng)串可(kě)削減成本的(de)IT項目及其相應的(de)财務影(yǐng)響。