某公司三樓辦公室裏，企業CIO成先生揉著(zhe)太陽穴，盯著(zhe)電腦(nǎo)看了(le)一天，這(zhè)會兒(ér)眼睛和(hé)大(dà)腦(nǎo)都累到了(le)極點。就在站起來(lái)的(de)一瞬間看到窗(chuāng)外工廠大(dà)門，“慶祝我公司ERP項目上線成功”的(de)大(dà)橫幅赫然映入眼簾。回想起項目正式上線那一天，老總的(de)贊揚、業務部門的(de)祝賀、演示結束時(shí)的(de)掌聲仿佛還(hái)在眼前耳畔。

 

    如何保證ERP系統在上線後運營穩定

 

    大(dà)家以爲從此以後可(kě)以松口氣，但事實恰恰相反。原來(lái)攻堅戰組成的(de)組員(yuán)陸續回到原來(lái)的(de)部門，ERP項目組隻剩下(xià)IT部門的(de)人(rén)，“攻堅戰”的(de)勝利很快(kuài)遭到了(le)質疑。因爲新系統大(dà)家還(hái)沒用(yòng)熟，在細節上總出現一些問題，大(dà)家對(duì)新系統的(de)埋怨也(yě)開始越來(lái)越多(duō)。ERP上線後，失去了(le)最初的(de)贊揚和(hé)掌聲，反而面臨了(le)很多(duō)困難與痛苦，那麽如何克服這(zhè)些困難?有什(shén)麽良藥能醫治ERP上線後的(de)困擾呢(ne)?

 

    苦惱重重

 

    一個(gè)非常有意思調查顯示，30%的(de)企業會在1～2年内對(duì)ERP進行更新換代，而40%的(de)企業則在4年内會采取同樣行動。可(kě)見，應用(yòng)狀況不是很理(lǐ)想的(de)ERP很快(kuài)就會被企業淘汰，而應用(yòng)良好的(de)ERP系統也(yě)需要經過調整來(lái)适應新的(de)環境。調查顯示，ERP實施以後都會面臨諸多(duō)預想不到的(de)問題。主要包括：系統不穩定;數據不準确;業務部門不支持，不願意通(tōng)過系統來(lái)處理(lǐ)業務;系統流程與實際業務流程沖突;系統沒有提高(gāo)效率，反倒增加了(le)業務操作環節;還(hái)有數據安全等等問題。

 

    1、某公司的(de)ERP系統實施完成後交給IT部門維護，但是IT部門并不了(le)解如何将公司管理(lǐ)目标納入系統中。例如，公司制定了(le)新的(de)銷售和(hé)生産目标後，應該對(duì)ERP系統的(de)物(wù)料計劃參數進行相應的(de)調整。但IT部門卻不知道應該把系統的(de)參數改爲多(duō)少。

 

    其實，随著(zhe)時(shí)間的(de)推移，在ERP系統上線後，企業的(de)業務情況、管理(lǐ)情況及人(rén)員(yuán)發生變化(huà)是不可(kě)避免的(de)事情。ERP系統的(de)參數不斷調整也(yě)是非常正常的(de)事情，甚至經常會出現ERP系統相關的(de)業務流程需要持續調整。在實際操作過程中，公司不能做(zuò)到及時(shí)對(duì)系統參數或業務流程進行調整，使得(de)系統與實際運作脫節。

 

    2、IT部門與業務部門沒有共同語言，系統中看不中用(yòng)。怎麽搞好與業務部門的(de)關系，如何保證系統的(de)穩定性而不會出現宕機，如何确保業務連續性等林(lín)林(lín)總總的(de)問題，讓老闆感到非常的(de)頭痛和(hé)苦惱。當初系統上線時(shí)，公司确立了(le)明(míng)确的(de)上線目标，從老總到基層員(yuán)工整個(gè)公司的(de)力量都投入進來(lái)聽(tīng)從IT部門調配，IT項目經理(lǐ)占據主導地位。但是在系統上線之後，業務部門的(de)不适應和(hé)小問題幾乎是天天發生。因爲對(duì)流程的(de)改變即使再人(rén)性化(huà)，爲了(le)保持系統的(de)效率，依然需要不小的(de)變化(huà)，這(zhè)會改變業務部門的(de)工作習(xí)慣甚至部門結構，而這(zhè)樣的(de)改變往往是被抵制的(de)。

 

    3、系統維護雜(zá)事多(duō)，IT部門疲于奔命。系統上線後，部門經理(lǐ)感覺自己和(hé)手下(xià)的(de)人(rén)明(míng)明(míng)每天忙得(de)要死，這(zhè)裏做(zuò)維護那裏做(zuò)維修，但是偏偏到了(le)工作評價時(shí)，被投訴最多(duō)的(de)反而就是IT部門。他(tā)和(hé)他(tā)的(de)團隊被稱爲救火隊員(yuán)，業務部門無論大(dà)事小事都要找IT部門解決。本來(lái)應該從事企業IT規劃、優化(huà)軟件運行等IT管理(lǐ)工作的(de)IT部門卻終日被一些級别較低的(de)維修事宜所困擾，以在有限的(de)人(rén)力去解決較多(duō)問題的(de)時(shí)候，經常出現撿了(le)芝麻卻丢了(le)西瓜的(de)情況。

 

    4、人(rén)才流失嚴重。ERP項目上線後留不住實施人(rén)才，這(zhè)早已是公開的(de)秘密。具有ERP項目上線實施經驗的(de)IT人(rén)才往往是挖角的(de)對(duì)象，而人(rén)才的(de)經常流動往往又會導緻公司IT規劃得(de)不到執行。ERP項目實施後核心組員(yuán)的(de)流失是關系到公司ERP系統正常運行的(de)根本利益。此外，留住ERP實施成員(yuán)往往意味著(zhe)能更好地把精力集中在變革，優化(huà)和(hé)改良業務流程上，而流失了(le)對(duì)系統有豐富經驗的(de)IT人(rén)才則意味著(zhe)公司會整日疲于招聘和(hé)培訓新員(yuán)工。

 

    如何打好ERP有效運行的(de)持久戰?

 

    圍繞ERP上線後如何讓系統穩定運作并打好持久戰，CIO必須要有清楚的(de)認識，這(zhè)對(duì)于公司來(lái)說是一個(gè)不容忽視的(de)問題。主要方法包括：

 

    1.時(shí)時(shí)保證系統數據的(de)真實可(kě)靠性

 

    ERP上線前的(de)數據主要是靜态的(de)基礎參數設置，隻要組織大(dà)量人(rén)員(yuán)進行攻堅戰，一般能順利解決。但ERP上線後，數據就以動态爲主，例如倉庫的(de)動态庫存量、财務往來(lái)數據、銷售業務和(hé)訂單的(de)處理(lǐ)，還(hái)有車間生産排程與計劃變更、計劃取消等等數據。根據ERP的(de)說法：“垃圾數據進，垃圾數據出”。顯然ERP上線後，讓數據時(shí)時(shí)真實可(kě)靠是一個(gè)長(cháng)期的(de)任務。但是一般來(lái)說企業在ERP上線之後的(de)前幾個(gè)月(yuè)都會遇到數據不準的(de)問題。這(zhè)裏的(de)數據包括業務和(hé)财務兩方面。造成這(zhè)種局面并不是企業的(de)過錯也(yě)不是軟件的(de)過錯，這(zhè)是一個(gè)必然的(de)過程。

 

    因此，在ERP系統運作初期必須建立對(duì)系統數據關鍵點每天稽核的(de)制度。從制度上要求和(hé)保證各個(gè)用(yòng)戶及時(shí)、準确、完整的(de)數據錄入，使物(wù)流、信息流、資金流保持一緻，從而保證随時(shí)從ERP系統獲取的(de)信息都是真實有效的(de)。

 

    2.業務流程的(de)穩定和(hé)微調

 

    如果說數據是基礎，那麽流程就是靈魂。ERP上線前需要對(duì)業務流程進行改進或重組，主要是爲了(le)讓ERP軟件流程與公司業務流程配合一緻而進行的(de)改進，這(zhè)對(duì)公司來(lái)說屬于大(dà)規模改革性質的(de)流程改進。但另一方面，企業在應用(yòng)ERP後，也(yě)必然會發現很多(duō)的(de)管理(lǐ)制度與 ERP系統還(hái)會産生差異與不一緻，這(zhè)個(gè)時(shí)候就需要對(duì)原有的(de)務流程進行調整。需要調整流程的(de)不僅僅是那些上線時(shí)未納入系統的(de)流程，還(hái)包括已經運行了(le)一段時(shí)間的(de)系統流程。但有一個(gè)前提需要清楚的(de)是，必須先确保業務流程的(de)穩定，然後才能進行微調和(hé)改良。否則企業整天處于大(dà)規模的(de)革命性業務流程變動，會讓員(yuán)工不知如何操作，對(duì)ERP系統的(de)穩定運行是緻命的(de)打擊。

 

    一般的(de)方法是先将主要業務流程用(yòng)好，再逐步擴展到次要業務流程。同時(shí)，對(duì)于新發生或者新産生的(de)業務流程，首先要分(fēn)析這(zhè)種新産生的(de)業務流程是否爲企業一定要選擇或執行的(de)業務流程。其次要分(fēn)析該業務流程是否要納入系統。還(hái)有在将新的(de)業務流程納入ERP系統時(shí)一定要做(zuò)到“數據準，流程清，規則明(míng)，操作熟”。因此，我們必須對(duì)使用(yòng)過程中，不合理(lǐ)的(de)流程、不合理(lǐ)的(de)操作進行設置，對(duì)于企業的(de)實際業務變更做(zuò)出響應和(hé)改良。

 

    3.建立上線後IT維護流程制度和(hé)IT服務團隊

 

    一般來(lái)說，公司爲了(le)保證系統上線都會成立專職ERP實施項目組，并制定獎勵政策。但是在系統的(de)成功上線後，項目組也(yě)就随之解散。而事實上，企業要想保證ERP系統的(de)持續改進，必須要制定有效的(de)上線後的(de)IT服務團隊和(hé)IT維護流程。必須要有專門的(de)團隊和(hé)人(rén)員(yuán)去從事ERP的(de)維護和(hé)改良的(de)工作，并使IT服務團隊的(de)工作流程化(huà)，以便于配合各業務部門提高(gāo)工作效率，而不是漫無邊際的(de)天天做(zuò)救火隊員(yuán)。

 

    4.項目正式上線後要實現每月(yuè)對(duì)每個(gè)用(yòng)戶進行兩次技術支持回訪

 

    一旦穩定的(de)ERP系統被創建完成，将實現每2-3個(gè)月(yuè)對(duì)每個(gè)終端用(yòng)戶進行一次回訪。并且确保回訪形成文檔，以便以後新員(yuán)工培訓有效利用(yòng)，及流程改良時(shí)使用(yòng)。

 

    總之，上線成功隻是ERP項目萬裏長(cháng)征走完的(de)第一步，持久的(de)稽核與維護才是一項長(cháng)久的(de)工程，隻有建立了(le)規範的(de)上線後維護服務流程和(hé)管理(lǐ)制度，ERP才會應用(yòng)得(de)更順暢。