系統進入業務準備階段後，對(duì)業務進行預算(suàn)管理(lǐ)以減少操作風險，預算(suàn)内容經過審批後，業務進入具體的(de)實施階段，操作人(rén)員(yuán)圍繞預算(suàn)單進行外貿業務操作，操作圍繞著(zhe)資金，采購(gòu)，銷售三條主線進行，從而形成業務上的(de)信息流，并在收付款、發貨等業務環節與資金系統、物(wù)流系統結合起來(lái)，形成資金流與物(wù)流的(de)一個(gè)完整的(de)閉環。而針對(duì)來(lái)進料加工貿易，系統設計加工業務管理(lǐ)，通(tōng)過商品等信息與采購(gòu)、銷售業務管理(lǐ)相互關聯。這(zhè)種的(de)流程設計使系統層次清晰，操作規範，并使系統涵蓋了(le)大(dà)部分(fēn)進出口貿易類型。可(kě)适用(yòng)于不同貿易類型爲主的(de)外貿公司。

 

具體體現在以下(xià)幾個(gè)方面：

 

1.  外貿公司的(de)原始信息大(dà)多(duō)來(lái)源于業務數據。系統通(tōng)過基礎信息碼表（客戶、商品等）實現統一标準化(huà)，在集團範圍内進行統一管理(lǐ)。基礎信息碼表獨立存在，既便于維護，又便于不同的(de)系統調用(yòng);

 

2.  對(duì)外貿企業最爲關心的(de)公司職能部門内部考核和(hé)業務員(yuán)的(de)業績評價，本系統可(kě)以在各模塊間靈活取數，準确完成項目盈虧核算(suàn)、合同核算(suàn)及部門人(rén)員(yuán)的(de)績效考核;在本系統中可(kě)以随時(shí)爲企業各級管理(lǐ)者提供以下(xià)管理(lǐ)會計信息:例如，公司、業務部、業務員(yuán)即時(shí)的(de)商品盈虧、合同盈虧、項目盈虧分(fēn)析表、庫存進銷存分(fēn)析表、應收帳款帳齡分(fēn)析表。多(duō)币種、多(duō)利率及補息計算(suàn)功能，可(kě)以準确計算(suàn)資金占用(yòng)情況;

 

3.  按部門、項目、合同、商品、發票(piào)多(duō)角度進行銷售分(fēn)析，加強内部控制、及時(shí)調整商品結構及經營戰略。及時(shí)準确反映每張外銷發票(piào)的(de)全部出口退稅進度信息，避免出現少退多(duō)退稅問題;

 

4.  科學管理(lǐ)和(hé)資金預測是每一個(gè)企業重要、必須的(de)工作，它将直接影(yǐng)響公司的(de)盈利情況。該系統對(duì)外貿企業的(de)資金進行嚴格、高(gāo)效的(de)規範化(huà)管理(lǐ)，對(duì)資金的(de)管理(lǐ)控制表現爲統一管理(lǐ)調度，有償使用(yòng)。在确保資金運營安全的(de)基礎上，增強公司的(de)資金調控、預測能力，方便查詢資金占用(yòng)與資金流動情況，減少不必要的(de)損失;

 

5.  本系統涵蓋各類進出口業務，多(duō)種貿易類型:包括自營進出口、代理(lǐ)進出口、投标招标項目管理(lǐ)、來(lái)料加工貿易以及進出口過程中的(de)相關業務等。并設計了(le)庫存接口和(hé)财務接口，以保證能順利進行企業應用(yòng)整合。多(duō)個(gè)系列産品高(gāo)度集成，各系統使用(yòng)同一個(gè)數據庫，并且對(duì)于一些基礎信息，使用(yòng)統一的(de)數據表，保證數據的(de)一緻性。各系統的(de)數據可(kě)互相調用(yòng)查詢，并将各系統數據整合使用(yòng)。

 

6.  系統将進出口相關的(de)貿易按客戶、商品、國别、地區(qū)或貿易性質進行了(le)劃分(fēn)。将相關的(de)進出口業務均歸集爲一個(gè)進出口貿易形式，以便于對(duì)單一業務的(de)合同進行管理(lǐ)。

 

7.  作爲外貿企業的(de)領導審批制度是非常嚴格的(de)，該系統除考慮到領導審批職能上的(de)差異，還(hái)考慮到審批金額與審批類型的(de)不同。嚴格按照(zhào)從業務員(yuán)到部門經理(lǐ)、總經理(lǐ)的(de)逐級審批手續，防止責權不清帶來(lái)的(de)管理(lǐ)混亂;

 

8.  由于外貿企業業務員(yuán)的(de)高(gāo)度集權制，使得(de)領導很難進行有效的(de)業務監控。系統中權限管理(lǐ)功能可(kě)以設置多(duō)類權限及數據權限:模塊權限、模塊操作權限和(hé)業務關系權限。模塊粗級權限控制某部門人(rén)員(yuán)有某模塊操作權利。業務關系權限按部門人(rén)員(yuán)、業務屬主、業務操作建立關系，不僅控制某人(rén)有某類業務操作權利，還(hái)控制某人(rén)可(kě)以爲他(tā)人(rén)進行某類業務操作權利。從而加強了(le)企業監管力度;

 

9.  特有的(de)授權機制，爲了(le)滿足外貿人(rén)員(yuán)經常性的(de)出差異地，使得(de)業務流轉耽擱及很難進行有效的(de)業務監控。系統中授權機制，即可(kě)以通(tōng)過對(duì)某些數據的(de)某些操作權限授權給其他(tā)人(rén)，這(zhè)樣可(kě)以有效的(de)保障業務的(de)進度。

 

10.  系統提供預警定義功能，可(kě)通(tōng)過采集系統中的(de)某些事件，向相關人(rén)員(yuán)提供預警提示。

 

11.  系統中物(wù)流管理(lǐ)并不僅僅是貨物(wù)的(de)流通(tōng)，它還(hái)包括貨物(wù)流轉過程中的(de)信息管理(lǐ)。主要包括備貨、出運、檢驗、到貨、非零庫存的(de)出入庫管理(lǐ)，零庫存的(de)出入庫、有關财務憑證的(de)自動生成等。

 

12.  對(duì)外貿易中的(de)重要組成部分(fēn)-貨币支付環節及其管理(lǐ)構成了(le)資金流。它的(de)管理(lǐ)是按資金需求和(hé)資金回籠預測，對(duì)流動資金實行部門定額管理(lǐ)，通(tōng)過内部銀行進行資金使用(yòng)的(de)罰、貸、存處理(lǐ)，以達到降低資金使用(yòng)成本，科學合理(lǐ)地使用(yòng)資金。資金管理(lǐ)包括的(de)内容：嚴格的(de)付款審批制度、用(yòng)款計劃、支付預測、預收款管理(lǐ)等。

 

13.  系統中的(de)信息流由客戶、商品和(hé)交易等基礎信息及這(zhè)些信息資源的(de)收集、管理(lǐ)和(hé)利用(yòng)構成。特别是對(duì)客戶、商品等企業基礎信息數據的(de)管理(lǐ)，采用(yòng)嚴格的(de)控制手段，實現充分(fēn)的(de)資源共享。對(duì)業務産生的(de)各種信息可(kě)以進行充分(fēn)的(de)分(fēn)析與利用(yòng)。