ERP實施是一項風險很高(gāo)的(de)工程，需要進行嚴謹的(de)項目監控。一般來(lái)說，在ERP項目實施過程中每項工作的(de)事前計劃、事中實施記錄、事後分(fēn)析結果都要形成相應的(de)文檔，文檔包括與項目相關的(de)資源及其使用(yòng)情況。因此，階段性的(de)檢查、評審和(hé)文檔化(huà)成果是實施項目監控的(de)重要方法之一。因爲詳盡而規範的(de)實施文檔成果不僅有利于監控項目進度，也(yě)利于項目驗收。項目的(de)階段性成果是以文檔形式體現的(de)，由此人(rén)們熟知的(de)一句話(huà)"項目的(de)運作在一定程度上是由文檔驅動的(de)"是有道理(lǐ)的(de)。從文檔的(de)角度來(lái)看，ERP項目的(de)實施過程就是一個(gè)文檔制作與實施的(de)過程。

　　高(gāo)效管理(lǐ)實施文檔的(de)策略和(hé)方法

　　如前文所述，實施文檔對(duì)于ERP實施項目管理(lǐ)的(de)作用(yòng)是不容置疑的(de)，但實施文檔的(de)管理(lǐ)卻通(tōng)常是ERP實施管理(lǐ)中最容易忽略的(de)部分(fēn)。通(tōng)過對(duì)這(zhè)次項目的(de)反思和(hé)經驗總結，我認爲在文檔管理(lǐ)中應該要注意以下(xià)幾個(gè)方面：

　　（1）應建立規範的(de)文檔管理(lǐ)制度。重點應體現爲兩點:①要對(duì)實施文檔的(de)數量、名稱、标識、類型、管理(lǐ)責任人(rén)、内容等基本内容做(zuò)出事先安排,得(de)出實施文檔的(de)總覽表。②是制定對(duì)各種項目文檔的(de)管理(lǐ)程序,如批準、發布、修訂、标識、密級、貯存、傳遞、查閱等,爲項目的(de)文檔配置管理(lǐ)鋪設一個(gè)良好的(de)基礎平台。

　　（2）規範化(huà)文檔版本管理(lǐ)。這(zhè)是一個(gè)非常重要的(de)步驟，因爲版本混亂不但是實施文檔的(de)一個(gè)緻命傷，更是一個(gè)非常常見的(de)缺陷，所以實施文檔的(de)有效管理(lǐ)必須要實行版本控制。

　　（3）創建文檔庫的(de)訪問規則，這(zhè)是文檔管理(lǐ)的(de)重要環節。訪問規則确定誰可(kě)以訪問、閱讀、升級以及在文檔庫中添加文檔。同時(shí)，文檔庫還(hái)應定期進行檢查，以便對(duì)哪些文件進行存檔或對(duì)哪些舊(jiù)文件進行清理(lǐ)，以确保實施文檔的(de)管理(lǐ)符合公司、項目實施組的(de)需求。

　　（4）文檔的(de)審核。除用(yòng)于溝通(tōng)之外，重要的(de)文檔應該要進行審核。審核就是檢查編寫的(de)項目文檔是否齊全、有無遺漏、是否符合文檔的(de)規範要求、内容描寫是否正确緊扣主題、列出的(de)圖表信息是否準确等等，以确保實施文檔的(de)質量。例如，階段性成果實施文檔應該由相關主管簽字，以确認階段性成果符合要求并予以接受。

　　（5）使用(yòng)工具管理(lǐ)文檔。對(duì)于一個(gè)大(dà)型的(de)ERP項目實施來(lái)說，經過調研、實施、二次開發和(hé)應用(yòng)維護等各個(gè)階段，整個(gè)實施周期中都會有大(dà)量的(de)文檔。這(zhè)些文檔的(de)内容有的(de)是在不斷變化(huà)的(de)、有的(de)是連續的(de)、有的(de)是承前啓後的(de)、有的(de)是新增加的(de)、也(yě)有的(de)是廢除的(de)。這(zhè)就需要一個(gè)統一的(de)文檔管理(lǐ)工具，分(fēn)門别類的(de)統一存放管理(lǐ)各種實施文檔資料，或應要建立實施文檔資料庫。