常見的(de)ERP實施文檔缺陷

　　當我從公司前任ERP項目實施同事手中接過"薄薄兩頁紙"的(de)實施文檔時(shí)，我難以置信的(de)看著(zhe)他(tā)問"沒有了(le)嗎？隻有這(zhè)些？"，我同事尴尬的(de)點點頭，然後他(tā)再說了(le)一句讓我吐血的(de)話(huà)"實施計劃和(hé)記錄文檔都在我心裏記記清清楚楚呢(ne)。"實際上，這(zhè)完全是對(duì)實施文檔的(de)誤解，也(yě)是許多(duō)ERP實施顧問的(de)通(tōng)病。

　　（1）什(shén)麽是ERP項目實施文檔？

　　ERP實施文檔是用(yòng)來(lái)記錄、描述、展示實施過程一系列信息的(de)處理(lǐ)過程，通(tōng)過書(shū)面或圖示的(de)形式對(duì)項目活動過程或結果進行描述、定義、規定及報告。例如，分(fēn)階段實施計劃文檔、标準業務流程文檔、标準編碼及數據文檔、标準參數設置文檔、功能操作指南(nán)文檔等。這(zhè)些文檔将會伴随著(zhe)ERP實施的(de)各個(gè)階段逐漸充實、完善,也(yě)同時(shí)記載了(le)整個(gè)實施的(de)過程和(hé)成果。

　　從内容上說，ERP項目實施文檔可(kě)分(fēn)爲成果文檔和(hé)過程文檔兩大(dà)類。成果文檔作爲項目可(kě)交付物(wù)的(de)一個(gè)組成部分(fēn)，其重要性自然不言而喻。過程文檔主要記錄了(le)項目管理(lǐ)進程中的(de)各種信息，爲實施人(rén)員(yuán)提供決策依據，以保證ERP項目的(de)順利實現；另一方面，過程文檔也(yě)是實施過程最爲寶貴的(de)資産，通(tōng)過對(duì)過程文檔進行歸納和(hé)分(fēn)析，可(kě)以對(duì)實施項目的(de)成功經驗和(hé)失敗教訓了(le)然于胸，從而對(duì)後續ERP日常運作、維護更加有的(de)放矢。

　　（2）常見的(de)ERP實施文檔缺陷

　　一般來(lái)說，實施文檔是否規範和(hé)專業已成爲ERP實施的(de)重要評價指标之一。經過深入分(fēn)析，我總結這(zhè)個(gè)項目主要存在這(zhè)些缺陷：①文檔編寫不夠規範：主要表現爲項目實施過程中，沒有對(duì)每一個(gè)階段的(de)文檔進行分(fēn)層次整理(lǐ)和(hé)管理(lǐ)，各類文檔資料缺少一緻性。②文檔内容描寫不夠完善：在編寫各種文檔過程中，雖然大(dà)家都按事先規定的(de)模式進行了(le)編寫，但編寫的(de)内容經常不夠完善；要麽文檔極其簡單，相當于沒有文檔；要麽文檔流于形式，沒有什(shén)麽實際的(de)價值，甚至于有的(de)實施文檔與實施過程完全不相符。③文檔沒有統一入庫管理(lǐ)：随著(zhe)ERP系統的(de)不斷優化(huà)、升級，新需求的(de)不斷産生，各種文檔越來(lái)越多(duō)，沒有建立一個(gè)文檔資料庫。不同時(shí)期的(de)各種文檔零散存在，造成查詢文檔時(shí)非常困難。④隻重視文檔的(de)形式，實用(yòng)性不強。在實際的(de)實施過程中，編制人(rén)員(yuán)沒有時(shí)間去關心它們的(de)用(yòng)途，也(yě)不知道哪些部門使用(yòng)，更多(duō)的(de)是在規定的(de)時(shí)間内完成任務，以免影(yǐng)響考核成績，這(zhè)樣一來(lái)一些不實用(yòng)的(de)、重複的(de)文檔不但阻礙ERP實施的(de)可(kě)執行性，而且還(hái)影(yǐng)響項目的(de)整體進度。

　　文檔對(duì)項目實施起到什(shén)麽作用(yòng)？

　　與本項目前任負責同事溝通(tōng)中了(le)解到，他(tā)對(duì)實施文檔的(de)作用(yòng)存在非常多(duō)的(de)誤解，認爲實施的(de)事情本來(lái)就多(duō)，有許多(duō)用(yòng)戶抱怨的(de)事情要處理(lǐ)，根本沒有時(shí)間來(lái)寫文檔。因爲有了(le)這(zhè)樣的(de)想法，就開始忽略文檔的(de)編制。例如，認爲寫文檔太累了(le)，能用(yòng)嘴說的(de)就不用(yòng)手寫，能簡單寫的(de)就絕不詳細寫。實際上，實施文檔是一種工具，是古語有雲的(de)"磨刀(dāo)不誤砍柴功"。

　　（1）文檔能提高(gāo)實施過程的(de)能見度

　　規範、齊全的(de)文檔會詳細記錄項目實施過程中發生的(de)事件，便于實施人(rén)員(yuán)掌握項目實施進度、實施質量以及各種資源的(de)調配。同時(shí)，文檔還(hái)有助于實施人(rén)員(yuán)與操作人(rén)員(yuán)明(míng)确了(le)解各自的(de)職責，信息互通(tōng)，共同把握實施過程的(de)節奏。因此，實施成員(yuán)用(yòng)一定時(shí)間編制、整理(lǐ)實施文檔，可(kě)以使實施人(rén)員(yuán)對(duì)各個(gè)階段的(de)工作進行周密思考、理(lǐ)順和(hé)找出存在的(de)問題，從而減少差錯，提高(gāo)項目實施質量。例如，通(tōng)過對(duì)文檔的(de)檢查，在項目實施早期發現文檔錯誤或不一緻的(de)地方，及時(shí)糾正以減少大(dà)問題的(de)出現和(hé)爲糾正失誤而付出的(de)更大(dà)的(de)成本。

　　（2）文檔能規範實施問題的(de)處理(lǐ)

　　實施過程中肯定會遇到各種各樣的(de)問題需要解決，這(zhè)類問題的(de)處理(lǐ)和(hé)解決是關系到實施效果是否有效的(de)标志。這(zhè)類問題主要分(fēn)兩種情況：①是重要的(de)反饋遲遲得(de)不到解決和(hé)回複，當文檔化(huà)做(zuò)得(de)好時(shí)，在出現問題的(de)時(shí)候，打開文檔可(kě)以一目了(le)然，責任不會被推卸。②是有些問題在不同部門和(hé)不同的(de)階段頻(pín)繁出現，簡單而又瑣碎的(de)重複問題會讓實施顧問疲于奔命，效率低下(xià)。這(zhè)時(shí)，一個(gè)文檔化(huà)的(de)FAQ問題集對(duì)項目實施就顯得(de)意義重大(dà)。

　　（3）便于項目成員(yuán)之間的(de)交流與合作

　　文檔是一種無聲的(de)語言，它記錄了(le)項目實施過程中有關軟件配置、運行、維護和(hé)培訓等方面的(de)信息，有利于管理(lǐ)人(rén)員(yuán)、實施人(rén)員(yuán)、操作用(yòng)戶之間的(de)交流和(hé)合作。例如，明(míng)确的(de)操作指南(nán)文檔可(kě)幫助最終用(yòng)戶規範化(huà)操作，強化(huà)培訓效果。因此，描述清楚、完備的(de)文檔便于團隊成員(yuán)了(le)解實施過程中的(de)各項指标，爲企業領導與實施團隊之間架起的(de)一座橋梁。

　　另外，文檔的(de)重要性還(hái)表現在對(duì)于項目"傳承"的(de)重要性。有了(le)好的(de)文檔，那麽當項目有新成員(yuán)進入，ERP實施文檔就可(kě)以承擔起指導新成員(yuán)快(kuài)速工作的(de)作用(yòng)，而不是單單詢問原來(lái)的(de)成員(yuán)，節省了(le)大(dà)家的(de)時(shí)間。而且當實施完成後，實施文檔可(kě)成爲企業實施信息化(huà)的(de)文字載體，爲在後續人(rén)員(yuán)培訓方面提供詳盡的(de)素材。

　　（4）實施文檔是人(rén)員(yuán)經驗提升的(de)最好途徑

　　善于學習(xí)，對(duì)于任何職業而言都是前進所必需的(de)動力。對(duì)于ERP實施來(lái)說，這(zhè)種要求就更加高(gāo)了(le)，項目文檔對(duì)于項目實施人(rén)員(yuán)的(de)素質提升大(dà)有裨益的(de)。目前不少企業在進行ERP項目實施時(shí)都會出現一個(gè)通(tōng)病：由于人(rén)員(yuán)素質有限，許多(duō)的(de)決定隻憑口頭叙述，缺少足夠的(de)文字記錄，以至在項目出現問題時(shí)往往顯得(de)無所适從。而從本質上講，項目文檔強調的(de)是一種規範化(huà)管理(lǐ)，要求項目人(rén)員(yuán)利用(yòng)書(shū)面語言進行溝通(tōng)表達，以指引項目運作。所以，實施人(rén)員(yuán)不應該隻爲寫實施文檔而寫文檔，良好的(de)文檔是思想交流、溝通(tōng)的(de)基礎，也(yě)是整理(lǐ)和(hé)理(lǐ)清思路的(de)基礎。不懂(dǒng)得(de)從經驗中學習(xí)和(hé)成長(cháng)，永遠(yuǎn)不會有質的(de)提高(gāo)。隻有當每次完成一個(gè)實施任務時(shí)，都有目的(de)的(de)随時(shí)總結和(hé)尋找不足，一個(gè)實施顧問才可(kě)能成長(cháng)起來(lái)。因此，專業的(de)實施文檔是涉及到一個(gè)實施顧問的(de)做(zuò)事能力和(hé)風格，不但是體現實施顧問能力的(de)标志，也(yě)是體現一個(gè)ERP實施團隊管理(lǐ)水(shuǐ)平的(de)重要标志。

　　（5）有利于項目實施的(de)監控作用(yòng)

　　ERP實施是一項風險很高(gāo)的(de)工程，需要進行嚴謹的(de)項目監控。一般來(lái)說，在ERP項目實施過程中每項工作的(de)事前計劃、事中實施記錄、事後分(fēn)析結果都要形成相應的(de)文檔，文檔包括與項目相關的(de)資源及其使用(yòng)情況。因此，階段性的(de)檢查、評審和(hé)文檔化(huà)成果是實施項目監控的(de)重要方法之一。因爲詳盡而規範的(de)實施文檔成果不僅有利于監控項目進度，也(yě)利于項目驗收。項目的(de)階段性成果是以文檔形式體現的(de)，由此人(rén)們熟知的(de)一句話(huà)"項目的(de)運作在一定程度上是由文檔驅動的(de)"是有道理(lǐ)的(de)。從文檔的(de)角度來(lái)看，ERP項目的(de)實施過程就是一個(gè)文檔制作與實施的(de)過程。

　　高(gāo)效管理(lǐ)實施文檔的(de)策略和(hé)方法

　　如前文所述，實施文檔對(duì)于ERP實施項目管理(lǐ)的(de)作用(yòng)是不容置疑的(de)，但實施文檔的(de)管理(lǐ)卻通(tōng)常是ERP實施管理(lǐ)中最容易忽略的(de)部分(fēn)。通(tōng)過對(duì)這(zhè)次項目的(de)反思和(hé)經驗總結，我認爲在文檔管理(lǐ)中應該要注意以下(xià)幾個(gè)方面：

　　（1）應建立規範的(de)文檔管理(lǐ)制度。重點應體現爲兩點:①要對(duì)實施文檔的(de)數量、名稱、标識、類型、管理(lǐ)責任人(rén)、内容等基本内容做(zuò)出事先安排,得(de)出實施文檔的(de)總覽表。②是制定對(duì)各種項目文檔的(de)管理(lǐ)程序,如批準、發布、修訂、标識、密級、貯存、傳遞、查閱等,爲項目的(de)文檔配置管理(lǐ)鋪設一個(gè)良好的(de)基礎平台。

　　（2）規範化(huà)文檔版本管理(lǐ)。這(zhè)是一個(gè)非常重要的(de)步驟，因爲版本混亂不但是實施文檔的(de)一個(gè)緻命傷，更是一個(gè)非常常見的(de)缺陷，所以實施文檔的(de)有效管理(lǐ)必須要實行版本控制。

　　（3）創建文檔庫的(de)訪問規則，這(zhè)是文檔管理(lǐ)的(de)重要環節。訪問規則确定誰可(kě)以訪問、閱讀、升級以及在文檔庫中添加文檔。同時(shí)，文檔庫還(hái)應定期進行檢查，以便對(duì)哪些文件進行存檔或對(duì)哪些舊(jiù)文件進行清理(lǐ)，以确保實施文檔的(de)管理(lǐ)符合公司、項目實施組的(de)需求。

　　（4）文檔的(de)審核。除用(yòng)于溝通(tōng)之外，重要的(de)文檔應該要進行審核。審核就是檢查編寫的(de)項目文檔是否齊全、有無遺漏、是否符合文檔的(de)規範要求、内容描寫是否正确緊扣主題、列出的(de)圖表信息是否準确等等，以确保實施文檔的(de)質量。例如，階段性成果實施文檔應該由相關主管簽字，以确認階段性成果符合要求并予以接受。

　　（5）使用(yòng)工具管理(lǐ)文檔。對(duì)于一個(gè)大(dà)型的(de)ERP項目實施來(lái)說，經過調研、實施、二次開發和(hé)應用(yòng)維護等各個(gè)階段，整個(gè)實施周期中都會有大(dà)量的(de)文檔。這(zhè)些文檔的(de)内容有的(de)是在不斷變化(huà)的(de)、有的(de)是連續的(de)、有的(de)是承前啓後的(de)、有的(de)是新增加的(de)、也(yě)有的(de)是廢除的(de)。這(zhè)就需要一個(gè)統一的(de)文檔管理(lǐ)工具，分(fēn)門别類的(de)統一存放管理(lǐ)各種實施文檔資料，或應要建立實施文檔資料庫。

　　總之，實施文檔在ERP項目實施過程中起到關鍵的(de)作用(yòng)。從某種意義上來(lái)說，實施文檔是項目實施規範的(de)體現和(hé)指南(nán)，按照(zhào)規範要求編制一整套實施文檔的(de)過程，也(yě)就是完成一個(gè)項目的(de)實施過程，是絕對(duì)不應該輕視的(de)。