OA辦公系統作爲信息化(huà)工具的(de)一種，通(tōng)過統一辦公流程，規範信息流動，可(kě)以有效地提高(gāo)公司員(yuán)工的(de)工作效率，降低公司的(de)運營成本。正是由于OA順應了(le)信息技術發展的(de)潮流，目前大(dà)多(duō)國内企業的(de)OA已經成爲或者即将成爲企業日常運營的(de)必備工具之一。

 

    筆者認爲，一個(gè)企業的(de)OA辦公系統從開始到成功實施有其相對(duì)繁雜(zá)的(de)過程。從調研到最終上線，其間需要經過多(duō)次的(de)溝通(tōng)、測試、調整，這(zhè)其中需要密切關注以下(xià)幾個(gè)要點：

 

    要點一，初期調研是根本

 

    在互聯網高(gāo)度普及的(de)今天，企業職員(yuán)往往對(duì)企業信息系統多(duō)少有所了(le)解，并且很有可(kě)能産生過通(tōng)過企業信息化(huà)來(lái)擺脫手工處理(lǐ)繁瑣而重複工作的(de)想法。其實這(zhè)就是對(duì)OA系統功能的(de)一種最基本的(de)需求，仔細了(le)解他(tā)們對(duì)将來(lái)自動化(huà)辦公的(de)期望和(hé)要求，也(yě)就達到了(le)前期功能調研的(de)目的(de)。

 

    而在産品調研方面需要“廣撒網”。要盡可(kě)能了(le)解目前市面上的(de)所有産品，其産品資料也(yě)是越多(duō)越好。這(zhè)樣，收集的(de)産品資料才能更直觀，也(yě)能更方便了(le)解其功能。其次，應帶有一定标準去了(le)解各産品，這(zhè)個(gè)标準應從前期對(duì)本企業的(de)調研中總結出來(lái)，不一定要形成書(shū)面材料，但在産品調研過程中要心中有數。市面上的(de)産品形形色色，隻有這(zhè)樣才能省時(shí)省力地找出幾個(gè)符合本企業需求的(de)重點産品，以備詳細了(le)解和(hé)比較，爲後期的(de)選型工作打好堅實基礎。

 

    要點二，堅持觀念去選型

 

    這(zhè)一步隻需在調研初期選定的(de)幾個(gè)重點産品中選擇就可(kě)以了(le)，但事情并不比之前的(de)工作輕松，因爲這(zhè)些産品往往在主要功能實現上差别很小，就好比到了(le)企業招聘的(de)最後一關面試，取舍将會更難。

 

    首先從軟件結構上考慮，應選擇與公司條件相适應的(de)，這(zhè)樣修改、擴充和(hé)維護時(shí)将容易實現。雖然現在的(de)OA系統大(dà)多(duō)通(tōng)用(yòng)性很強，可(kě)以随時(shí)根據用(yòng)戶的(de)需要對(duì)軟件模塊進行增删修改，但選擇不同的(de)系統，對(duì)軟件進行修改的(de)幅度肯定是不同的(de)，從而增加的(de)軟件成本也(yě)就高(gāo)低不一了(le)。通(tōng)常基于平台架構的(de)系統一般适應性和(hé)設計合理(lǐ)性要強于同類其他(tā)産品，比如基于普巴軟件的(de)軟件開發平台上的(de)大(dà)OA系統方案。

 

    其次就是從售後服務方面考慮了(le)，基本應選擇能及時(shí)提供服務支持的(de)開發商。

 

    要點三，試用(yòng)階段多(duō)測試

 

    有了(le)選擇，就該進入OA試用(yòng)階段了(le)。試用(yòng)并不是信息部門自己的(de)事情，尤其是工作流的(de)部分(fēn)。由于信息部門的(de)職員(yuán)在日常工作中對(duì)企業的(de)工作流程接觸很少，光(guāng)靠在調研中得(de)到的(de)那些資料對(duì)系統中的(de)工作流部分(fēn)進行簡單的(de)流轉測試，是很難發現細節上的(de)問題的(de)。而經常接觸企業工作流程的(de)職員(yuán)由于對(duì)流轉中曾經出現的(de)偶然事件有較切身的(de)體會，則往往能發現在該部分(fēn)存在的(de)缺漏。

 

    要點四，運行過程重溝通(tōng)

 

    運行中出現了(le)問題要解決，就涉及到了(le)與軟件開發商方面的(de)溝通(tōng)問題。這(zhè)就需要注意兩點：一是内部問題，就是說與對(duì)方實施人(rén)員(yuán)溝通(tōng)最頻(pín)繁的(de)幾個(gè)人(rén)一定要針對(duì)目前系統存在問題達成一緻意見，然後再去與對(duì)方進行溝通(tōng)。否則，就可(kě)能在一些關于對(duì)按鈕的(de)使用(yòng)習(xí)慣、頁面的(de)勻稱美(měi)觀等非重要問題上出現分(fēn)歧，有的(de)主張改進，有的(de)說不改也(yě)行，這(zhè)樣對(duì)方肯定不會主動改進。這(zhè)些問題改不改似乎無關緊要，但卻無疑會對(duì)以後的(de)溝通(tōng)造成消極影(yǐng)響，使己方處于被動。二是對(duì)對(duì)方實施人(rén)員(yuán)要有要求，對(duì)能夠解決的(de)問題，應提醒其在計劃時(shí)間内實現，對(duì)軟件不能解決的(de)問題，要拿出相關理(lǐ)由，以方便對(duì)照(zhào)查找資料，共同找出其他(tā)解決方法。