實現信息化(huà)管理(lǐ)是企業走向全球化(huà)的(de)必經之路，打好管理(lǐ)基礎非常重要，數據規範化(huà)又是其中極其重要的(de)内容。企業哪怕暫時(shí)不上ERP系統，但是如果能夠按照(zhào)ERP系統的(de)要求，打好信息化(huà)管理(lǐ)的(de)基礎，一旦上ERP系統，将會瓜熟蒂落、水(shuǐ)到渠成一樣，很容易轉換，大(dà)量數據資源可(kě)以得(de)到保護，以便繼續使用(yòng)。同時(shí)也(yě)将大(dà)大(dà)縮短ERP項目的(de)實施周期。
數據信息是企業的(de)重要資源财富，不僅要重視數據質量，維護其準确性和(hé)真實性，而且要注意信息安全，不出現丢失、損壞;防止失密，設置防問和(hé)維護權限。在更新系統時(shí)，尤其要注意保護。
信息集成的(de)首要條件是信息必須規範化(huà)，或者說必須有統一的(de)标準。數據的(de)準确性是保證ERP項目實施成功的(de)必要條件，而信息規範化(huà)又是準确性的(de)前提，沒有規範就談不上準确。數據的(de)及時(shí)性、準确性和(hé)完整性是企業信息化(huà)管理(lǐ)對(duì)數據的(de)3項基本要求。
“及時(shí)”是指必須在規定的(de)時(shí)間進行和(hé)完成數據的(de)采集和(hé)處理(lǐ)，數據的(de)價值是有時(shí)間性的(de)，過時(shí)的(de)信息不僅沒有價值，還(hái)可(kě)能造成誤導。
“準确”就是必須去僞存真、符合實際。不準确的(de)信息會造成嚴重的(de)決策失誤。
“完整”是指要滿足系統對(duì)各個(gè)數據項規定的(de)要求，沒有任何疏忽和(hé)遺漏。
這(zhè)三方面的(de)要求缺一不可(kě)。
軟件的(de)功能再強，也(yě)難分(fēn)辨數據的(de)真僞，最多(duō)隻能做(zuò)一些羅緝判斷。如日期的(de)先後、字段或數字的(de)位數、是否大(dà)于或小于某個(gè)值等。例如，數字應當是10000，如果錄入10001，計算(suàn)機同樣接受，但如果規定的(de)是五位數，若錄入了(le)100000，系統會提示：位數不對(duì)。人(rén)們比喻說：計算(suàn)機最講誠信，不論人(rén)跟它說什(shén)麽，它總認爲是真實的(de)。換句話(huà)說計算(suàn)機是一個(gè)“聰明(míng)的(de)大(dà)傻瓜”，它有很強的(de)運算(suàn)能力，但卻分(fēn)辨不出真僞。對(duì)計算(suàn)機講假話(huà)，你得(de)到的(de)回答(dá)隻能是沒有意義的(de)廢話(huà)，國外叫“垃圾進、垃圾出”。數據不準是實施ERP失敗的(de)重要原因之一。因此，企業在實施ERP系統之前，一定要下(xià)決心，本著(zhe)嚴肅認真的(de)态度，采取必要的(de)嚴厲措施，保證各項數據的(de)及時(shí)、準确與完整。一定要把“數據質量”納入全面質量管理(lǐ)(TQM)的(de)範疇，建立必要的(de)激勵機制，獎懲分(fēn)明(míng)，嚴格管理(lǐ)。
數據的(de)準确性從廣義上講還(hái)有合理(lǐ)性的(de)含義。但是數據的(de)合理(lǐ)性不是在錄入數據時(shí)就能完全做(zuò)到的(de)，要在實施和(hé)應用(yòng)的(de)過程中，不斷運用(yòng)工業工程學的(de)原理(lǐ)，如工作分(fēn)析、物(wù)流與設施布置、激勵機制燈，對(duì)輸入數據的(de)合理(lǐ)性進行反複驗證。隻有這(zhè)樣才能真正做(zuò)到提升管理(lǐ)水(shuǐ)平。
數據不準确造成的(de)經濟損失是巨大(dà)的(de)，由于很少有具體的(de)量化(huà)數字說明(míng)其嚴重性，因此該問題往往得(de)不到足夠的(de)重視。Computerworld根據The Data Warehouing Institute 2003年3月(yuè)的(de)一項統計，不正确和(hé)“劣質”的(de)數據使美(měi)國商業每年損失611億美(měi)元。這(zhè)确實是一個(gè)亥人(rén)聽(tīng)聞的(de)天文數字，至少可(kě)以說明(míng)數據不準的(de)嚴重性。另一個(gè)問卷調查活動調查了(le)647個(gè)采用(yòng)了(le)數據倉庫和(hé)商務智能的(de)單位，其中有一半沒有任何改進數據質量的(de)措施和(hé)計劃。在這(zhè)種情況下(xià)，商務智能的(de)應用(yòng)隻能像是在過情人(rén)節。
我們不妨把範圍再縮小一些來(lái)看數據差錯造成的(de)浪費和(hé)損失。據美(měi)國食品雜(zá)貨制造協會的(de)一個(gè)統計，管理(lǐ)人(rén)員(yuán)12%~13%的(de)時(shí)間在糾正定單和(hé)發票(piào)的(de)錯誤，銷售收入損失的(de)3%~%%是由于庫存數據不準造成的(de)，每糾正一個(gè)樣本上的(de)錯誤要花費60~80美(měi)元。
這(zhè)些引用(yòng)的(de)資料雖然發表時(shí)間較早，但是依然可(kě)以說明(míng)數據不準确造成危害的(de)嚴重性。信息化(huà)管理(lǐ)需要的(de)是簡潔的(de)、反映真實情況的(de)、對(duì)管理(lǐ)決策有價值的(de)、沒有污染的(de)綠色信息。
爲了(le)做(zuò)到數據準确，有一些工作應當引起注意。
*企業高(gāo)層經理(lǐ)要把“數據質量”作爲一個(gè)嚴重的(de)質量問題看待，是全面質量管理(lǐ)的(de)一項重要内容。不良數據會産生“質量成本”，同樣會影(yǐng)響企業的(de)競争優勢。企業必須不放過任何影(yǐng)響“數據質量”的(de)因素，并加以徹底解決；
*把重視數據準确作爲樹立全員(yuán)質量意識的(de)企業文化(huà)對(duì)待；
*培訓員(yuán)工，使人(rén)人(rén)都了(le)解真實數據對(duì)管理(lǐ)的(de)重要性，了(le)解ERP系統對(duì)數據的(de)要求；
*健全責任制，建立鼓勵員(yuán)工提供正确數據和(hé)信息的(de)激勵機制和(hé)獎懲制度；
*定期清理(lǐ)數據，改進數據流和(hé)業務流，清除冗餘和(hé)無用(yòng)的(de)數據；
*建立自檢和(hé)例行的(de)審計制度，發布數據質量通(tōng)報；
*創造必要的(de)物(wù)質條件，爲數據準确提供保證。
