随著(zhe)電腦(nǎo)的(de)普及應用(yòng)，每一台電腦(nǎo)都可(kě)以靈活方便地安裝使用(yòng)Excel軟件。而除财會部門外，其他(tā)部門的(de)電腦(nǎo)都去裝上專門的(de)财務、商務軟件肯定是不現實的(de)。在日常的(de)業務核算(suàn)、統計核算(suàn)和(hé)會計核算(suàn)三大(dà)核算(suàn)工作中，相當多(duō)的(de)工作人(rén)員(yuán)還(hái)在依賴手工方式。面對(duì)在手工下(xià)的(de)各種大(dà)量而又十分(fēn)繁瑣的(de)費時(shí)費力又費神的(de)數據查找、登記、計算(suàn)、彙總工作，除利用(yòng)财務、商務軟件解決外，利用(yòng)Excel去解決這(zhè)些問題，其實是一件十分(fēn)方便且輕松的(de)事情。本文以任務驅動的(de)方式，引導讀者在完成任務的(de)過程中掌握相應的(de)操作技能。
目标任務
在一個(gè)工作簿中分(fēn)别制作一個(gè)“進貨”工作表、一個(gè)“銷售”工作表和(hé)一個(gè)“進銷存自動統計”工作表，設置好相應的(de)公式和(hé)條件格式。
每當發生進貨或銷售業務而在“進貨”工作表或在“銷售”工作表中輸入進貨業務或銷售業務數據時(shí)，“進銷存自動統計”表中便自動計算(suàn)出每一種商品的(de)當前總進貨量、當前總銷售量和(hé)當前庫存量。
當庫存量超過或低于規定的(de)“報警線”時(shí)，能進行特殊顯示，以示警告。
操作要點及注意事項
Excel表格的(de)制作，Excel工作表函數公式的(de)運用(yòng)，條件格式的(de)運用(yòng)。
本文所述操作在Excel 97和(hé)Excel 2000下(xià)運行測試通(tōng)過。
除漢字外，Excel公式中的(de)所有字符，都必須在英文(En)狀态下(xià)輸入。
方法與步驟
(一)新建工作簿
1．單擊“開始”菜單，在彈出的(de)開始菜單項中單擊“新建office文檔”，出現“新建office文檔”對(duì)話(huà)框窗(chuāng)口。
2．“新建office文檔”對(duì)話(huà)框窗(chuāng)口中的(de)“常用(yòng)”活頁夾中，雙擊“空工作簿”，出現名爲“Book1”的(de)空工作簿。
3．将“Book1”保存爲“進銷存自動統計系統．xls”。
(二)定義工作表名稱及數據
1．雙擊“Sheet1”工作表标簽，輸入“進貨”後按【Enter】鍵。
2．雙擊“Sheet2”工作表标簽，輸入“銷售”後按【Enter】鍵。
3．雙擊“Sheet3”工作表标簽，輸入“進銷存自動統計”後按【Enter】鍵。
4．選擇“進貨”工作表，輸入标題(進貨日期、商品名稱、進貨數量)和(hé)相應各項數據。
限于篇幅，以及僅爲說明(míng)問題起見，這(zhè)裏隻列舉甲、乙、丙三種商品(表1圖)。
5．選擇“銷售”工作表，輸入标題(銷售日期、銷售去向、商品名稱、銷售數量)和(hé)相應各項數據(表2圖)。
6．選擇“進銷存自動統計”工作表，在第一行中分(fēn)别輸入标題内容：商品名稱、當前總進貨量、當前總銷售量、當前庫存量。
(三)定義公式
1．在“進銷存自動統計”工作表中選擇B2單元格，輸入“=SUMIF(進貨！B：B，"甲"，進貨！C：C)”，按【Enter】鍵。
2．向下(xià)拖動B2單元格右下(xià)方的(de)黑(hēi)點至B4單元格，進行公式複制的(de)操作。
3．選擇B3單元格，按F2鍵，修改公式中的(de)“甲”爲“乙”，同樣，修改B4單元格公式中的(de)“甲”爲“丙”。如果有更多(duō)的(de)商品，依此類推，直至修改完畢爲止。注意，從公式定義可(kě)以看出，此例中的(de)單元格相加求和(hé)的(de)條件依據是商品名稱：甲、乙、丙。
4．選定B2至B4單元格，向右拖動B4單元格右下(xià)方的(de)黑(hēi)點至C列，進行公式的(de)複制操作。
5．選擇C2單元格，按F2鍵，将公式中的(de)“進貨”修改爲“銷售”，同樣，再分(fēn)别修改C3、C4單元格公式中的(de)“進貨”爲“銷售”。如果有更多(duō)的(de)單元格需要定義公式，依此類推，直至修改完畢爲止。
6．選定D2單元格，輸入“=B2-C2”，按【Enter】鍵。
7．向下(xià)拖動D2單元格右下(xià)方的(de)黑(hēi)點至D4單元格(如果有更多(duō)的(de)，一直向下(xià)拖動到最後一個(gè)單元格即可(kě))，完成公式的(de)複制工作。
(四)庫存報警(字符突出顯示)設置
1．單擊D列的(de)列标，然後選擇“格式”菜單中的(de)“條件格式”命令。
2．在打開的(de)“條件格式”對(duì)話(huà)框中，在“條件1”區(qū)域中進行最高(gāo)庫存量報警的(de)突出顯示設置：
首先，從左到右，分(fēn)别選定“單元格數值”(Excel97中是“單元格數值爲”)、“大(dà)于或等于”，并輸入一個(gè)合适的(de)最高(gāo)庫存量報警線數字。
然後，單擊“格式”按鈕，在打開的(de)對(duì)話(huà)框中設置顔色爲“紅色”，字形爲“加粗”。
最後按“确定”按鈕，完成庫存一旦超高(gāo)即報警的(de)突出顯示設置。
3．在“條件格式”對(duì)話(huà)框中，單擊“添加”按鈕，随即便會增加一個(gè)“條件2”區(qū)域。
在“條件2”區(qū)域中進行最低庫存量報警的(de)突出顯示設置：
首先，從左到右，分(fēn)别選定“單元格數值”、“小于或等于”，并輸入一個(gè)合适的(de)最低庫存量報警線數字(比如，輸入1，表示當庫存隻剩一件或沒有時(shí)，突出警示)。
然後單擊“格式”按鈕，再在打開的(de)對(duì)話(huà)框中設置顔色爲“藍色”，字形爲“加粗”。
最後按“确定”按鈕，即完成庫存超低的(de)報警突出顯示設置。
(五)日常應用(yòng)
1．平時(shí)，每次隻要在“進貨”工作表和(hé)“銷售”工作表中輸入實際發生的(de)進貨或銷售數據，“進銷存自動統計”表中便會自動得(de)到當前的(de)總進貨量、當前的(de)總銷售量以及當前庫存量。同時(shí)，當庫存量超過或低于報警線數字時(shí)，就會以紅色或藍色并加粗字符來(lái)突出顯示。
2．購(gòu)入“進貨”工作表中沒有的(de)新貨時(shí)，需要按照(zhào)上面所述方法在“進貨”工作表和(hé)“進銷存自動統計”工作表中增設相應的(de)商品名稱及其取數公式，公式設置還(hái)是按照(zhào)前面所描述的(de)方法，采取複制加修改的(de)方法最快(kuài)捷。
結束語
本文提供和(hé)介紹了(le)利用(yòng)Excel實現有關進銷存業務自動統計的(de)一種基本思路和(hé)基本做(zuò)法，其中重點是公式和(hé)條件格式的(de)運用(yòng)。至于商品進銷存業務中的(de)“商品編号”、“業務摘要” 、“單價”、“金額”以及“備注”等，可(kě)根據各自需要在工作表中進行相應設置；也(yě)可(kě)以對(duì)舉例中的(de)數據項标題名稱進行更改；還(hái)可(kě)以對(duì)公式中單元格相加求和(hé)的(de)條件依據進行更改，比如，“商品名稱”變爲“商品編号”。
